COME FUNZIONA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

Che cosa è la fattura elettronica

Con “Fatturazione elettronica” si identifica il processo digitale che genera e gestisce le Fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, all’emissione/ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni.

Come funziona?

I tradizionali documenti cartacei saranno sostituiti dal nuovo formato elettronico XML.
L’emittente (fornitore) trasmette al Sistema di Interscambio (SdI), che dopo i dovuti controlli di verifica, la recapita al Destinatario (cliente). Lo SDI fornisce al soggetto emittente una notifica per comunicare lo stato di consegna, il mancato recapito o lo scarto.

Da quando parte l’obbligo della fattura elettronica?

Dal 1 gennaio 2019 l’utilizzo della fattura in formato elettronico (e-fattura) diventa obbligatorio oltre che per operazioni con la pubblica amministrazione, anche per operazioni tra soggetti con partita Iva, siano essi persone o imprese (Business To Business, B2B), sia per operazioni con soggetti privi di partita Iva (Business To Consumer, B2C). Sono però previste alcune importanti eccezioni.

Chi è escluso dall’obbligo della fattura elettronica?

L’uso della fattura elettronica non è obbligatorio per i contribuenti “minimi” (detti anche “di vantaggio”, commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011) e per i “forfettari” (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014, Legge di Stabilità 2015), che però le potranno ricevere.

Come vengono recapitate le fatture elettroniche?

La fattura elettronica può essere ricevuta utilizzando il codice destinatario di un intermediario accreditato (di seguito definito codice destinatario) oppure via PEC.

Cosa devo fare per iniziare a ricevere le Fatture elettroniche dai miei fornitori?

Al fine di poter iniziare ricevere le fatture elettroniche dovrai comunicare entro il 31/12/2018 a tutti i tuoi Fornitori il canale utilizzato per il recapito: codice destinatario o PEC. E così per tutti i nuovi fornitori che acquisirai in futuro.
I nostri software integrano una funzione automatica per comunicare il codice destinatario…

L’Agenzia delle Entrate mette però a disposizione un utile servizio di registrazione online, che offre la possibilità di associare la PEC o il codice destinatario alla propria partita IVA.
In questo modo le fatture inviate dai tuoi fornitori saranno recapitate automaticamente all’indirizzo registrato, senza dover inviare loro alcuna comunicazione.
La registrazione non è obbligatoria ma è sicuramente consigliabile al fine di semplificare il corretto indirizzamento della e-fattura. Per farlo è necessario accedere con apposite credenziali all’area riservata del sito web dell’AdE.

Cosa devo fare per iniziare ad emettere le mie fatture elettroniche ai clienti?

Richiedi ai tuoi clienti entro il 31/12/2018 il loro codice Destinatario o la PEC a cui recapitare le tue fatture.

Con J-Bridge e POP puoi inviare automaticamente e-mail singole o massive per richiedere ai tuoi clienti le modalità di ricezione delle fatture elettroniche.

E se non ho ricevuto in tempo il codice o la pec dai miei clienti?

Nessun problema. Puoi trasmettere la fattura elettronica anche nell’ipotesi in cui non conosca il codice destinatario o la PEC del cliente finale. In questi casi, infatti, sarà il Sistema di Interscambio a recapitarla al destinatario (dandone comunicazione all’emittente), che potrà consultarla dalla propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

E’ obbligatorio firmare digitalmente le e-Fatture?

La firma dei file è obbligatoria solo nel caso della fattura PA. Le fatture B2B possono essere trasmesse anche senza firma. Ad ogni modo è consigliabile trasmettere sempre file firmati. L’apposizione della firma digitale garantisce infatti l’ autenticità dell’origine e l’ integrità del contenuto dei documenti emessi.

Termini di invio della fatturazione elettronica

Fattura immediata e/o accompagnatoria:

deve essere emessa al momento di effettuazione dell’operazione, cioè entro le ore 24 dello stesso giorno in cui l’operazione è effettuata.
La fattura elettronica si considera emessa alla data che viene indicata nella fattura stessa. La data indicata in fattura deve corrispondere al momento di effettuazione dell’operazione, anche se l’effettiva trasmissione al Sistema di Interscambio Sdi potrà non essere contestuale, ma da inviare entro le ore 24 della data di effettuazione dell’operazione anche se saranno accettate, in una prima fase, quelle inviate con un “minimo ritardo”.

Fattura differita:

può essere emessa, in alternativa a quella immediata e mediante le stesse modalità, solitamente con riferimento alle cessioni di beni mobili la cui consegna o spedizione risulti da documento di trasporto o da altro documento idoneo ad identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione.
L’emissione e la trasmissione allo SdI può essere effettuata entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è effettuata l’operazione.
Es. la fattura differita dei Ddt emessi a gennaio potrà essere emessa e trasmessa allo SdI entro e non oltre il 15 febbraio.

La fattura elettronica modifica i tempi delle registrazioni e dei versamenti Iva?

No. Le fatture elettroniche vanno inviate al Sistema di Interscambio (Sdi) dell’Agenzia delle Entrate, che diventa quindi il riferimento per registrazioni e versamenti. I termini di emissione dei documenti restano quelli già fissati (momento di effettuazione dell’operazione e momento di esigibilità dell’imposta). La data di ricezione della fattura assume quindi grande rilievo ai fini IVA, poiché determina la decorrenza dei termini per poter esercitare il diritto alla detrazione.

In caso di fatturazione differita, il momento di esigibilità dell’IVA coincide con quello di effettuazione dell’operazione, quindi l’imposta va contabilizzata a debito nel mese in cui le operazioni si considerano effettuate e non nel mese di emissione della fattura. Questo significa che se, ad esempio, una fattura differita elettronica viene emessa il 15 febbraio 2019, dovrà riportare tale data e non potrà essere datata il 31 gennaio 2019, ma dovrà concorrere nella liquidazione IVA del mese di gennaio.

Notifiche ed esiti

Lo SDI esegue dei controlli formali per verificare la conformità del file acquisiti, ovvero la presenza di tutti i dati obbligatori previsti dalla normativa e, solamente nel caso in cui la e-fattura sia firmata elettronicamente, la validità del certificato di firma.

a) Ricevuta di consegna o di mancato recapito

Se il file supera i controlli da parte del SdI, l’emittente riceverà una “ricevuta di consegna” della e-fattura oppure, nel caso in cui il recapito non fosse possibile per motivi tecnici, riceverà una “ricevuta di mancato recapito”, che informa il trasmittente della “messa a disposizione” del documento nell’area web privata del destinatario. Le due comunicazioni rappresentano per l’emittente la prova dell’emissione della fattura elettronica.

b) Notifiche di scarto

Se il file non supera i controlli sarà scartato e l’eemittente riceverà una notifica di scarto della e-fattura nel giro di pochi minuti o ore e comunque in un tempo massimo non superiore ai 5 giorni, necessario nei periodi di maggiore afflusso (es. fine mese o fine anno).
Lo scarto della fattura elettronica ne determina la mancata emissione ai fini IVA, comportando per l’eemittente l’obbligo di provvedere ad un uovo invio. In considerazione del fatto che lo scarto potrebbe arrivare anche a distanza di alcuni giorni, è importante chiarire che tale eventualità non comporta, per l’emittente, il rischio di incorrere nella violazione di tardiva fatturazione.

Cosa fare in caso di scarto?

L’emittente ha 5 giorni lavorativi di tempo, dal ricevimento della notifica di scarto, per provvedere ad un nuovo invio senza concretizzare una violazione sanzionabile, sempreché il precedente invio fosse avvenuto nei termini normativamente previsti

Quale numero progressivo da indicare nel documento riemesso?

L’Agenzia ha chiarito che, sebbene formalmente sia più corretto riportare lo stesso numero fattura (cosi come, riteniamo, la stessa data), non vi saranno contestazioni sui salti di numerazione o sfasamenti tra la data e il numero fattura (data precedente con numero progressivo successivo o viceversa), laddove si possa rilevare che l’errore è connesso ad un precedente scarto.

Conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche

Ai sensi di legge devono essere portate in conservazione sia le fatture emesse che quelle ricevute dai propri fornitori. La conservazione può essere eseguita avvalendosi di un servizio a pagamento oppure sfruttando il servizio gratuito messo a disposizione dall’AdE, attivabile accedendo all’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate e aderendo all’apposito accordo di servizio. In questo caso tutte le fatture attive e passive che transitano dallo SdI saranno conservate automaticamente.
I nostri software integrano un servizio gratuito di conservazione automatica a norma delle fatture emesse e ricevute.

Sanzioni

Per il primo semestre del 2019 saranno ridotte le sanzioni previste per chi non riuscirà a adeguare i propri sistemi informatici per l’avvio della fatturazione elettronica. Non prevedendo il decreto-legge alcuna proroga, l’obbligo di fatturazione elettronica per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato resta confermato al 1° gennaio 2019. E’ disposto che per il primo semestre del periodo d’imposta 2019 le sanzioni:

– non si applicano se la fattura elettronica è emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione periodica dell’imposta sul valore aggiunto;

– si applicano con riduzione dell’80 per cento a condizione che la fattura elettronica sia emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione dell’imposta sul valore aggiunto del periodo successivo.

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